Как организовать удаленную работу с подрядчиком по разработке сайта?

05 августа 2019
Наша компания уже давно работает с клиентами из разных городов России. Мы сумели выстроить работу таким образом, что различие в часовых поясах не является для нас ограничивающим фактором. Расскажем на примере проекта «Берри Мани»
Елена Аверина
Елена Аверина менеджер проектов

Мы понимаем, что для клиента это всегда трудный выбор: обратиться в студию «под рукой» из своего города или выбрать студию из другого, при этом чаще всего без возможности встретиться лично. «А что если исчезнут в процессе?», «Что если не дозвонюсь, когда надо?». Сомнений и опасений при принятии решения возникает множество. 
 

Мы решили рассказать, как построена работа с удаленными клиентами у нас. Как нам удалось выстроить эффективную коммуникацию? Что для этого нужно сделать? Возможно, наш опыт взаимодействия окажется полезным, и вы сможете использовать данные приемы при работе со своим подрядчиком. 

Для примера рассмотрим проект «Берри Мани». Запрос на создание сайта для микрокредитной организации поступил аж с далекого Якутска. Вот несколько шагов, которые помогли нам в работе.

 

В нашем случае — это журнал проекта в Google.Docs.

Доступ только у менеджера проекта и ответственного лица со стороны клиента.

Что фиксируем:

— общий портрет проекта (все контакты с двух сторон, дата старта/окончания проекта, ссылки на все материалы — прототипы, дизайн-макеты, ссылки на верстку и т. д.);

— документацию (описание сроков/бюджета по каждому этапу, ссылки на договоры, счета, акты);

— дневник проекта (даты созвонов, вопросы для обсуждения, резюме каждого созвона);

— список идей (как с нашей стороны, так и со стороны клиента, все, что обсуждается в процессе разработки и что может быть реализовано в будущем);

— доступы (в административную панель, в папки обмена и т. д.).

Такой подход позволяет структурировать и не потерять всю важную и актуальную  информацию по проекту. Доступ к журналу проекта есть у клиента из любой точки мира. Шаблон журнала может быть адаптирован под конкретный проект. 

Для демонстрации и обсуждения ключевых этапов в основном использовали Skype, в редких случаях — приложение Google Hangouts.

Для нас важно, чтобы клиент видел нас, важно поддерживать зрительный контакт, чтобы понимать реакцию и чувствовать настроение клиента. Мы не пренебрегаем камерой. В случае если в созвонах участвуют узкие специалисты, заранее оповещаем команду, что камера будет включена.

Если планируется демонстрация работы внутренних систем, с разрешения клиента делаем видеосъемку экрана. Необходимо обязательно настроить звук на записи. Это поможет сохранить важную информацию и при необходимости вернуться к ней для более глубокого изучения.

Из приложений для записи экрана пользуемся Bandicam.

 

Из-за разницы во времени важно:

— определить оптимальное время для рабочих вопросов (например, утро по времени клиента);

— согласовать формат и время реагирования по срочным задачам (начало рабочего дня по времени студии); 

— запланировать дни для демонстрации ключевых этапов (середина недели)  и т. д.

Согласовав с клиентом в самом начале совместной работы над проектом все эти нюансы, мы смогли добиться того, что рабочие вопросы решались своевременно. Также это позволило сформировать у клиента уверенность, что мы постоянно на связи, и таким образом избежать озвученных в самом начале статьи опасений и сомнений.

 

О статусе работы мы так или иначе  информируем всех клиентов, но что касается клиентов из других городов — делаем это с особым трепетом. Основная задача —  выстроить процесс как можно более прозрачным. 

О статусах по ключевым этапам мы информируем в письмах. В некоторых проектах, где клиент принимает активное участие в формировании задач, мы добавляем его в рабочее пространство («Битрикс24», Trello). Таким образом, клиент видит прогресс по этапам, может при необходимости задать вопрос либо оставить комментарий, который будет проанализирован и учтен при работе.

Эти базовые шаги позволили нам не только выстроить эффективную коммуникацию с клиентом,  но и запустить сайт в обозначенные сроки при условии изменений в процессе разработки.

И еще один совет. Локация клиента/подрядчика не так важна — важно  уметь слышать и слушать друг друга. :)

Создание сайтов с вниманием к деталям

Создание сайтов с вниманием к деталям

Подробнее об услуге

P. S.  По итогам оценки экспертной комиссии  #рейтингрунета2019, проект berrymoney.ru вошел в десятку лучших в номинации «Финансы, инвестиции, банки». Проект конкурировал с такими гигантами, как «Альфа Банк», Росбанк, «БКС банк» и другими. Г — гордость! 

Подпишитесь на обновления блога