Меньше слов — больше дела, или Как сэкономить время на планерках

22 июня 2018
1

Суть проблемы

Планерки/митинги/планинги/совещания и многие другие бизнес-процессы, в рамках которых двое и более участников обсуждают рабочие (в идеале) вопросы, — неотъемлемая часть современного бизнеса. Совещания, пожалуй, один из самых простых и быстрых способов получить ТЗ от клиента или планы на будущий месяц от отдела продаж. Хотя «просто и быстро» встречи проходят не всегда — это может происходить по нескольким причинам:

  • У мероприятия нет определенной цели. Участники пришли и ушли, а предложения не трансформировались в конкретные задачи.
  • Участники встречи не готовы к ней. Но ведь мы всегда можем обсудить что-нибудь не менее важное, например погоду или последний альбом The Prodigy.
  • Нет распределения ролей. Сотрудники могут просто не понимать, что от них требуется (и вообще, зачем они сюда пришли).
  • Нет плана встречи — очередности вопросов/выступлений и графика. На таких планерках можно выступать тогда, когда вы посчитаете нужным (возможно, даже стоит перебить кого-то, если его речь покажется вам скучной).
  • Нет временного регламента — ни встреча в целом, ни отдельные доклады не ограничены по времени, а участники встречи просто обязаны переключаться на более важные дела, ведь инстакотики сами себя не полайкают.

А теперь к хорошим новостям: все эти причины очень легко устранить (а значит, провести результативную планерку), если подойти к планированию встречи с умом.

Цель совещания

2

Воспользуйтесь правилом: одна встреча – одна задача (окей, максимум две). С таким подходом вы не потеряете фокус и сможете детально разобрать «главный вопрос жизни, вселенной и всего такого» на текущий момент.

Из плюсов, которые предусматривает такая система:

  • Вы детально разберете важную на данный момент задачу и получите максимум полезной информации.
  • Встречу с одной задачей гораздо проще организовать и структурировать (это поможет вам при планировании).
  • И самое приятное — в голове всех участников не будет «мясосупа», только структурированная по полочкам информация.

Что делать, если нужно обсудить кучу вопросов? Назначьте несколько встреч — так вы сможете уберечь свои нервные клеточки и время, хотя на первый взгляд такой подход и кажется более затратным. В конце концов, порядок в голове бесценен.

Подготовка к мероприятию

3

Заранее предупредите всех участников встречи о ее формате, месте проведения/канале связи. Для планерок внутри компании очень удобно использовать различные сервисы планирования: например, мы пользуемся календарем на портале «Битрикс24».

Позаботьтесь о наличии необходимого оборудования, материалов и устойчивого подключения к Сети (при необходимости). К слову, материалы (презентации/структуры/ссылки и прочее) можно разослать участникам еще до встречи: так они смогут максимум сформулировать свои вопросы или предложения, минимум — ознакомиться с ними и прийти подготовленными.

Участники и их роли

4

Здесь всего две рекомендации:

  1. Зовите на встречу только тех людей, которые действительно на ней нужны. Вы можете бесконечно уважать мнение начальника отдела логистики, но если цель встречи — оптимизация сайта компании, вряд ли его мнение можно будет считать компетентным.

    Учитывайте закономерность: чем больше людей присутствует на совещании, тем больше времени оно займет. Зато его эффективность, напротив, уменьшается пропорционально увеличению количества участников.
  2. Заранее распределите роли: они могут варьироваться в зависимости от целей встречи. Но стандартным можно считать набор из:
  • модератора — это человек, который организует встречу и берет на себя роль лидера;
  • докладчиков — те самые ребята, которые будут рассказывать о планах/успехах по вопросу встречи;
  • слушателей — внимательная и заинтересованная в вопросе аудитория, которая влияет на успех всего мероприятия.

План встречи

5

Спланируйте встречу заранее:

  • Какие вопросы вы будете поднимать и в каком порядке?
  • Кто из участников будет выступать по отдельным вопросам?
  • Какие материалы понадобятся для того, чтобы сделать встречу наглядной и результативной?
  • Кто их подготовит и презентует?
  • Какую обратную связь/результат вы хотели бы получить после завершения обсуждения вопроса?

И помните: может, истина и рождается в споре, но нам нужна трансформация вопросов в конкретные задачи (с дедлайнами и ответственными за их выполнение), а не страстная вербальная дуэль.

Временной регламент

6

И несколько рекомендаций, пожалуй, по одному из самых главных пунктов — времени совещания:

  • План встречи напрямую помогает регламентировать время ее проведения. Постарайтесь составить его максимально тщательно.
  • Ставьте конкретные временные рамки — всем важно понимать, когда начнется и закончится совещание. Так люди смогут скорректировать план работы и не отвлекаться на срочные звонки или другие задачи.
  • Заранее предупредите участников, сколько времени будет у каждого из них на выступление.

Следите за временем в процессе встречи, начинайте и завершайте ее вовремя. Это поможет вам удерживать ритм встречи и не скатываться в обсуждение не очень рабочих вопросов. Ах да, а еще вам потом не надо будет экстренно перекраивать план работы на день.

И небольшое напутствие вместо вывода

Конечно, иногда нам приходится встречаться с людьми, которые будут игнорировать системный подход и минуту за минутой съедать ваше бесценное время. Но мы верим, что даже с такими собеседниками можно справиться, зная секретные приемы переговоров.

В остальном же достаточно соблюдать вышеописанные правила, сохранять гибкость и не скатываться в бюрократию. Уверены, такой подход поможет вам использовать время, отведенное на планерки, максимально эффективно.

Удачных и результативных переговоров вам!

Источник фото: © depositphotos.com/ magann

Пишем интересно о мире интернет-маркетинга для вас!

По вашему желанию мы будем отправлять вам на почту информацию об обновлении блога, приглашения на бесплатные вебинары, а также интересные анонсы и бонусы. Подпишитесь на рассылку!