Меньше слов — больше дела, или Как сэкономить время на планерках

22 июня 2018

Суть проблемы

Планерки/митинги/планинги/совещания и многие другие бизнес-процессы, в рамках которых двое и более участников обсуждают рабочие (в идеале) вопросы, — неотъемлемая часть современного бизнеса. Совещания, пожалуй, один из самых простых и быстрых способов получить ТЗ от клиента или планы на будущий месяц от отдела продаж. Хотя «просто и быстро» встречи проходят не всегда — это может происходить по нескольким причинам:

У мероприятия нет определенной цели. Участники пришли и ушли, а предложения не трансформировались в конкретные задачи.
Участники встречи не готовы к ней. Но ведь мы всегда можем обсудить что-нибудь не менее важное, например погоду или последний альбом The Prodigy.
Нет распределения ролей. Сотрудники могут просто не понимать, что от них требуется (и вообще, зачем они сюда пришли).
Нет плана встречи — очередности вопросов/выступлений и графика. На таких планерках можно выступать тогда, когда вы посчитаете нужным (возможно, даже стоит перебить кого-то, если его речь покажется вам скучной).
Нет временного регламента — ни встреча в целом, ни отдельные доклады не ограничены по времени, а участники встречи просто обязаны переключаться на более важные дела, ведь инстакотики сами себя не полайкают.

А теперь к хорошим новостям: все эти причины очень легко устранить (а значит, провести результативную планерку), если подойти к планированию встречи с умом.

Цель совещания

Воспользуйтесь правилом: одна встреча – одна задача (окей, максимум две). С таким подходом вы не потеряете фокус и сможете детально разобрать «главный вопрос жизни, вселенной и всего такого» на текущий момент.

Из плюсов, которые предусматривает такая система:

Вы детально разберете важную на данный момент задачу и получите максимум полезной информации.
Встречу с одной задачей гораздо проще организовать и структурировать (это поможет вам при планировании).
И самое приятное — в голове всех участников не будет «мясосупа», только структурированная по полочкам информация.

Что делать, если нужно обсудить кучу вопросов? Назначьте несколько встреч — так вы сможете уберечь свои нервные клеточки и время, хотя на первый взгляд такой подход и кажется более затратным. В конце концов, порядок в голове бесценен.

Подготовка к мероприятию

Заранее предупредите всех участников встречи о ее формате, месте проведения/канале связи. Для планерок внутри компании очень удобно использовать различные сервисы планирования: например, мы пользуемся календарем на портале «Битрикс24».

Позаботьтесь о наличии необходимого оборудования, материалов и устойчивого подключения к Сети (при необходимости). К слову, материалы (презентации/структуры/ссылки и прочее) можно разослать участникам еще до встречи: так они смогут максимум сформулировать свои вопросы или предложения, минимум — ознакомиться с ними и прийти подготовленными.

Участники и их роли

Здесь всего две рекомендации:

Зовите на встречу только тех людей, которые действительно на ней нужны. Вы можете бесконечно уважать мнение начальника отдела логистики, но если цель встречи — оптимизация сайта компании, вряд ли его мнение можно будет считать компетентным.

Учитывайте закономерность: чем больше людей присутствует на совещании, тем больше времени оно займет. Зато его эффективность, напротив, уменьшается пропорционально увеличению количества участников.
Заранее распределите роли: они могут варьироваться в зависимости от целей встречи. Но стандартным можно считать набор из:

модератора — это человек, который организует встречу и берет на себя роль лидера;
докладчиков — те самые ребята, которые будут рассказывать о планах/успехах по вопросу встречи;
слушателей — внимательная и заинтересованная в вопросе аудитория, которая влияет на успех всего мероприятия.

План встречи

Спланируйте встречу заранее:

Какие вопросы вы будете поднимать и в каком порядке?
Кто из участников будет выступать по отдельным вопросам?
Какие материалы понадобятся для того, чтобы сделать встречу наглядной и результативной?
Кто их подготовит и презентует?
Какую обратную связь/результат вы хотели бы получить после завершения обсуждения вопроса?

И помните: может, истина и рождается в споре, но нам нужна трансформация вопросов в конкретные задачи (с дедлайнами и ответственными за их выполнение), а не страстная вербальная дуэль.

Временной регламент

И несколько рекомендаций, пожалуй, по одному из самых главных пунктов — времени совещания:

План встречи напрямую помогает регламентировать время ее проведения. Постарайтесь составить его максимально тщательно.
Ставьте конкретные временные рамки — всем важно понимать, когда начнется и закончится совещание. Так люди смогут скорректировать план работы и не отвлекаться на срочные звонки или другие задачи.
Заранее предупредите участников, сколько времени будет у каждого из них на выступление.

Следите за временем в процессе встречи, начинайте и завершайте ее вовремя. Это поможет вам удерживать ритм встречи и не скатываться в обсуждение не очень рабочих вопросов. Ах да, а еще вам потом не надо будет экстренно перекраивать план работы на день.

И небольшое напутствие вместо вывода

Конечно, иногда нам приходится встречаться с людьми, которые будут игнорировать системный подход и минуту за минутой съедать ваше бесценное время. Но мы верим, что даже с такими собеседниками можно справиться, зная секретные приемы переговоров.

В остальном же достаточно соблюдать вышеописанные правила, сохранять гибкость и не скатываться в бюрократию. Уверены, такой подход поможет вам использовать время, отведенное на планерки, максимально эффективно.

Удачных и результативных переговоров вам!