Оказывается, традиции деловой переписки в России и за рубежом очень различаются. И к этому нужно быть готовым, выходя, например, на международный рынок.
Мы в Alente постоянно самосовершенствуемся. Недавно на одном из наших любимых ресурсов онлайн-обучения – «Нетологии» почти всем составом мы прошли курс «Основы деловой переписки». Освежили основы официального письма, подтянули навыки разрешения конфликтных ситуаций в письменном диалоге и узнали кое-что интересненькое о международной деловой переписке. Делимся!
Оказывается, традиции деловой переписки в России и за рубежом (рассматриваются западная и американская школы) очень различаются. И к этому нужно быть готовым, выходя, например, на международный рынок.
Так, если деловой партнер фамильярничает, излишне эмоционирует и интересуется здоровьем вашей супруги или вашими планами на выходные - знайте: вы чрезвычайно важны для него.
Конечно, есть то, что одинаково ценится и в отечественной, и в зарубежной деловой переписке. Это лаконичность, точность формулировок, понятность речи, уважительное отношение к традициям и обычаям страны-адресата. В остальном… Судите сами.
Возьмем три аспекта:
- наличие эмоционально-оценочной лексики;
- выбор «я»/«мы»-подхода;
- степень проявления учтивости.
Эмоционально-оценочная лексика
Что у них?
В зарубежной традиции приветствуется нестандартный подход: «То, что вы здесь прочтете, изменит вашу жизнь! Это просто изумительно!..» Нешаблонный, эмоционально насыщенный текст, по мнению западных и американских специалистов, привлекает и удерживает внимание, способствует расположению, демонстрирует, что вы готовы к активному и перспективному сотрудничеству. В общем, чем оригинальнее послание, тем лучше. При этом интересы читателя в зарубежной традиции – на первом месте, личные интересы второстепенны.
А как у нас?
В российской традиции все наоборот: не принято оригинальничать. В деловых письмах неуместно все, что напрямую не относится к делу, эмоционально-оценочная лексика не используется. Стиль и лексика отличаются сухостью, шаблонностью формулировок, обилием словесных штампов, терминов, оборотов: «Принимая во внимание все вышесказанное, выражаем признательность и считаем необходимым уведомить вас...» Составитель письма стремится прежде всего передать суть управленческой ситуации с протокольной точностью.
«Мы»-подход и «я»-подход
Что у них?
В зарубежной переписке преобладает «я»-подход. Он подчеркивает личную заинтересованность и ответственность автора: «Я спешу показать вам мою новую коллекцию. Это поистине шедевр и апогей моего творчества». Западные специалисты в области деловой переписки советуют избегать местоимения «мы», которое, по их мнению, обезличивает послание.
А как у нас?
В российской деловой переписке местоимение вовсе опускается. При этом главенствует «мы»-подход: «уведомляем», «предоставляем», «настаиваем на рассмотрении…» Такой подход показывает, что автор позиционирует себя как часть компании и пишет от ее лица. Даже если россиянин пишет от первого лица, местоимение «я» пропускается (не «я прошу», а «прошу»).
Учтивость и любезность
Что у них?
В зарубежной традиции деловой переписки принято говорить простым, близким к разговорному языком, проявлять учтивость. Подчеркивать свое любезное отношение к адресату не просто допускается - это считается залогом успешного диалога. Даже острые, конфликтные вопросы принято формулировать в позитивной, дружелюбной форме, без жесткости и нажима.
Приветствуется дружеское начало. Допускается напомнить адресату о вашей недавней встрече, общих интересах, знакомых. «Джон, то, что вы вытворяли в прошлый четверг, – это восхитительно! Я ни за что не пропущу следующую игру! Да, кстати, вы рассмотрели мое предложение?» Считается, что это помогает эффективнее выстроить диалог и достичь взаимопонимания.
А как у нас?
В российской деловой переписке упоминание об общих знакомых, легкий тон «светской беседы» недопустимы. Характер изложения информации – сухой, рациональный, казенный. Подчеркивается причинно-следственная связь. «В связи со сложившимися обстоятельствами и принимая во внимание прежние результаты деятельности, вынуждены сообщить вам…» Главное для автора письма – максимально точно донести информацию.
Хотя в нашей компании мы и придерживаемся правил традиционной школы, нам лично зарубежный подход к переписке импонирует больше. И, кто знает, может быть, живость и нестандартность «их» письма пробьют брешь в нашей исконной суровости. Но в любом случае все вышесказанное стоит иметь в виду. Ведь вы помните? «Выживает не самый сильный и не самый умный, а тот, кто лучше всех приспосабливается».
И да, на всякий случай: полная версия курса «Основы деловой переписки» от коуч-тренера, специалиста по кросс-культурному менеджменту Светланы Гончар доступна на «Нетологии».
